为了方便录入报名表数据,可以使用导入Excel报名表功能批量导入Excel文件中的报名数据,但首先需要按一定的格式填写Excel报名表,本模块就是用于生成符合这样格式的空白Excel表格,注意使用本功能的前提是安装了Microsoft Office软件(报名表主要Excel)。如果安装的是Office 2007或更高版本的Office,生成的Excel文件扩展名为xlsx;如果Office版本小于2007,生产的Excel文件扩展名为xls。

系统默认安装报名表按参赛队为单位报名,比如针对大学的运动会或企业的运动会,空白报名表格式如下:

空白Excel报名表按参赛队报名的格式

对于一些大学用户或者参赛队不等同与班级的中、小学用户,如果希望学生类型竞赛组能按参赛队和班级分别统计赛后积分和输出成绩册,需要开启班级支持功能,具体请参考参赛班级信息说明。开启班级功能后,自动生成的空白报名表格式为如下所示:

空白Excel报名表按班级报名的格式

由于班级是属于参赛队的,可以由班级信息推导出其所属的参赛队,所以报名表里就不用在输入参赛队信息了,维护班级信息请参考参赛班级信息说明。

不管是用哪种格式的Excel格式的报名表,在使用本功能前,需要确保系统中已经输入了本次运动会的参赛组(竞赛组)、参赛队以及运动项目定义信息,针对学生类型的竞赛组,也要确定了是使用按参赛队格式报名还是按班级报名,如果按班级报名的话,也要确保班级信息的存在。

具体操作时需要选择生成文件将要存放的目录,生成完毕后,该目录下将会出现若干Excel文件,每一个都对应某个参赛组(竞赛组)的空白报名表,用户可以使用这些文件填写相应的报名数据。

填写空白报名表的规则如下:

  1. 每名运动员的报名数据占一行,不能夹杂空行,要填报哪个项目,在相应单元格内填1(必须是1)

  2. 为了方便录入,自动生成的空白报名表自动锁定了第一行(标题)和1-4列(参赛队/班级、号码、姓名、性别),也就是说在数据量多(有多页需要翻页才能浏览全的情况)下第一行和1-4列都不会随翻页而滚动,便于录入数据和审核

  3. “参赛队”列输入参赛队的队名缩写,必须和系统中设定的参赛队缩写一字不差,如果选择了按班级格式的报名表的话,这里应该输入班级名称,同样也要和系统中设定的班级名称一字不差

  4. “号码”列输入运动员的号码,最好是4位以内,如果是5位的话,运动员号码最大可以达到99999,号码在一个竞赛组内要保证唯一,不同竞赛组之间的号码没有关系

  5. “姓名”列输入运动员姓名,最多不能超过5个汉字(也就是10个英文字母的长度)

  6. 性别须填“男” 、“女”或者“混合”(不包括引号)

  7. 其它是运动项目报名情况,通常情况下,如果某运动员报名某运动项目,相应得格子内应该填1,不参加的项目所对应的格子保留原来的空白状态,我们这里说的通常情况是指大多数情况,也就是指运动会参数设置模块中<首轮蛇形分组编排方法>参数值为1时(表示按参赛队均匀排列分组);如果<首轮蛇形分组编排方法>参数值为2,表示按照运动员运动项目报名成绩的高低排列后进行分组,此时该格子内应该输入报名成绩,成绩录入格式请参考比赛成绩的录入格式;如果<首轮蛇形分组编排方法>参数值为3,表示按照运动员报名的先后顺序排列进行分组,此时该格子内应该输入报名顺序。针对一般的运动会,建议使用按参赛队均匀排列分组的蛇形分组排列方案,也就是系统缺省默认使用的方式,针对这种方式,本系统充分利用的计算机的计算性能,编排结果是最优选择之一,在公平性方面不可能用手工调得更优。注意:运动会参数设置模块中<首轮蛇形分组编排方法>参数值的不同要求填写Excel空白报名表的格式不同,所以一旦确定方案,该参数就不要随意修改,尤其填写完毕Excel报名表后再任意更改该参数造成格式不一致问题,进而影响报名表的导入。

填写空白报名表须注意的事项:

  1. 参赛队/班级、性别和各个运动项目名称等会进行精确匹配,所以必须做到一字不差

  2. 导出的空白报名表有些运动项目有可能用不上,这样的运动项目可以整列删除(选中整列删除,比如要整个删除第2列,就用鼠标点击表格最上方代表第二列的B单元格),不影响导入,但需要注意前4列(参赛队、号码、姓名、性别)是绝对不能删除的;如果导出的空白报名后又增加了运动项目(是指在运动项目定义模块中又增加的运动项目),可以自行加一列,但列的最上面的标题必须是该运动项目的名称,而且要和运动会中新加的运动项目中定义的运动项目名称一字不差

  3. 自动生成的填写空白报名表格式可能不好看,或者看不清,在不影响内容的前提下,表格的长、宽、高都可以自行调整

  4. 最好具备Excel基本编辑技巧,如拖动等功能可有效地增强录入效率,例如输入了一个运动员号码为1001,而紧跟下面的运动员号码是递增的,1002,1003,1004,1005,...,在这种情况下可以先用鼠标选择1001这个单元格,然后将鼠标移到这个单元格右下角的黑点上,这是鼠标的形状会变成一个黑色的十字,这是再按下Ctrl键,用鼠标左键点中那个黑色的十字,不要放开鼠标,向下拖曳,底下的单元格自动就会填上1002,1003等内容

报名表文件说明:

  1. 报名表是Excel文件,文件名必须以竞赛组名称开头,后面可加也可不加其它有效的文件名字符,再后面是文件扩展名,可以为.xls或.xlsx

  2. 本功能只为每个竞赛组生成一个空白报名表文件,实际上一个竞赛组可以有多个报名表,可以将这个空白文件拷贝多份让不同参赛单位填写,但新拷贝的文件必须以竞赛组名称开头才能在后续的导入操作中被识别加以利用