一、给新运动会以及各竞赛组起名
在进入系统的第一个界面上按键盘上的Insert键（有的是Ins键），可以录入新一届运动会的名称（最长16个汉字），输完之后敲回车键(Enter)确认保存录入，这时进入系统第二个界面，同样按键盘上的Insert键可以录入第一个竞赛组信息（竞赛组名最长10个汉字），输完之后敲回车键(Enter)确认保存，再按Insert键可以录入第二个竞赛组信息，同样还是按回车键保存...,直到所有竞赛组录入完成，这时可以选择（用上下箭头键结合回车键、或者用鼠标双击）一个竞赛组进入系统。详细信息也可以参考运动会及参赛组（竞赛组）维护模块。
在参赛队信息管理模块中录入参赛队信息，例如某大学参赛队可能有外国语学院、人文学院、微电子学院、化学化工学院、校医院等，某中学的参赛队有可能是×××班，参赛队信息是在各竞赛组间之间共享的。输入参赛队信息必须同时录入参赛队名的缩写，本系统很多地方都要用到队名缩写(为方便打印、录入等操作)，包括导入Excel报名表，打印分组信息等。院校版本还可以设定竞赛组的类型(学生还是教工)，针对学生类型的竞赛组，大多数情况参赛队就是班级，但如果是类似"八九年级组"这样的联合竞赛组，或者针对大学用户，如果赛后积分统计要求同时统计参数队（例如中学的"八九年级组"或者大学的学院/院系）和班级，就是参赛队不等同班级的情况（比如中学八九年级联合作为参赛队，各自下面还有很多班；大学院系下面分很多班），还需要开启班级功能，具体请参考参赛班级信息说明；一般来讲，中学不要开启班级功能（中学大多数情况参赛队就是班级）；而大学用户只有按院校/系和班级同时都要统计赛后积分排名的情况下才需要开启按班级为单位报名。。
检查运动会参数设置模块中<径赛场地跑道数>参数是否符合您单位情况,缺省值为8，代表8道，如果不符要更改。其它参数可以暂时不管，在以后的使用过程中可再根据情况更改。
确保运动项目定义模块中的运动项目涵盖本届运动会的所有项目，如果缺少，必须要补齐以保证报名阶段可以用到所有的运动项目名称，也可以修改软件中已经定义好的且本单位不使用的运动会项目的名称来达到同样的目的，比如软件中设有4×400米接力项目，但您单位用不上，而您单位有名为“异程接力”的运行项目，竞赛规则类似，您只需要使用修改功能将4×400米接力的名字改为“异程接力”即可。在确保本届运动会所有运动项目已经在系统中存在后，就可以录入报名信息了（包括使用Execl导入和手工录入报名表两种方式，推荐使用前者），报名表信息录入阶段仅要求运动项目存在。
在报名表及编排模块中录入报名信息，可采用导入Excel报名表和手工录入两种方式，强烈建议使用生成Excel空白报名表和导入Excel报名表模块录入报名信息。
四、编排
报名信息成功导入或者录入后，理论上就可以开始编排了，但有些默认的运动项目参数很可能不符合您单位的实际情况（比如某些径赛项目的参数定义，是预决赛，还是预赛加决赛或者是预、次、复、决模式），所以在编排前要在运动项目定义模块中检查参数是否和实际相符，该模块中有关于各项参数的详细说明，检查设置无误后即可在报名表及编排模块中使用"全部或单项编排"按钮进行第一赛次的编排了。编排后可以在“赛前管理”主菜单下选择输出各种制作秩序册的报表（也可以输出到Excel文件中自己调整打印格式），也可以使用竞赛日程辅助管理模块进行比赛日程管理。
注意只有已注册版本和参赛人数<120人的情况下未注册版本可以使用首赛次编排功能，如果要在本软件所带的演示数据上试用首赛次编排功能，请删除运动会的一些竞赛赛组直到仅剩下教工青年组或教工老年组一个组，首赛次编排功能将可以正常演示，在进入本软件第一个界面或第二个界面时按下F1，可以看到有关删除竞赛组的帮助信息或直接参考运动会及参赛组（竞赛组）维护模块的帮助信息。也可以将系统自带例子运动会全部删除后自行录入报名数据试用首赛次编排功能，需要注意的是运动员总数加起来不要超过120人。
五、成绩录入和后续编排
在报名表及编排模块中成功编排后，就可以进入成绩管理及下赛次编排模块录入比赛数据，如果还有后续赛次，还可以在该模块中进行后续赛次的编排。
六、积分统计、参赛单位/个人排名、成绩册输出
积分统计前要先在名次积分平破纪录积分和基础分设置模块中设置好名次积分对应关系，高级设置可以参考运动项目定义模块中得分倍率设置参数，可以为不同项目设置不同的用于乘以积分的倍数，得分倍率为非负的数值，大多数情况下设置为1即可，集体项目按双倍积分来算的话，就要将其相应的得分倍率设为2。 每次进入赛后积分及成绩册管理模块系统都会根据当前已录入的比赛数据自动计算积分，您也可以在该模块中自己给参赛单位添加附加积分（如体育风尚奖积分等），在该模块中还可以打印各种比赛成绩统计报表和成绩册。
七、运动会历史纪录管理
使用运动会历史纪录管理模块更新维护运动会历史纪录。
注意：
1．如果在已经分组编排过的情况下，也就是已存在编排分组数据的情况下，修改运动会参数设置模块中<径赛场地跑道数>参数，将引起编排数据的清空，系统将会提示让用户选择是否要做这样的操作。
2．在运动会参数设置模块中，除<径赛场地跑道数>参数以外的其它参数，以及运动项目定义模块中的各项参数都可在运动会管理过程中做灵活的修改，所做的修改不影响到已产生的数据和状态，但影响以后的数据生成，例如100米本来有3个赛次，如果在第1赛次结束后调整某些参数可使将第2赛次设为决赛，将没有第3赛次，所做的修改并不能影响到第1赛次的名次成绩等数据，但可以控制如何生成后续赛次的数据。同样在处理特招运动员时也会碰到这种情况。